Backoffice van uitzendbureau uitbesteden? De voor en nadelen op een rijtje.

Denk je na over het uitbesteden van je backoffice? De reden om de backoffice uit te besteden verschilt per uitzendbureau. In alle gevallen gaat het om een strategische beslissing die weloverwogen moet worden. Wij begrijpen dat het uitbesteden van de backoffice een lastige beslissing kan zijn, het gaat om het hart van je uitzendonderneming en die geef je niet zomaar uit handen. Om de afweging wat gemakkelijker te maken hebben we zowel de voor- als nadelen voor je op een rijtje gezet.

Voordelen van het uitbesteden van de backoffice

De backoffice is de motor van een uitzendbureau waar onder andere contracten worden aangemaakt en flexkrachten worden betaald. Je wilt dat deze motor zo efficiënt mogelijk werkt. Als je besluit om de backoffice over te dragen aan een ervaren partner dan geniet je van de volgende voordelen.

✓ Tijdwinst

Met het uitbesteden van de backoffice geef je alle administratieve taken uit handen. De tijd die je voorheen kwijt was aan deze administratieve taken, zoals het opstellen van arbeidscontracten, heb je voortaan over. Deze tijd kun je steken in je passie: het werven van nieuwe flexkrachten en het relatiebeheer van je klanten. In deze krappe arbeidsmarkt heb je focus nodig op de werving, je moet er bovenop zitten. Met het uitbesteden van je backoffice geef je jezelf weer de tijd en ruimte.

✓ Liquiditeit

Het runnen van een uitzendbureau vraagt om voldoende liquide middelen. Je moet de lonen van flexkrachten betalen nog voordat de facturen van je klanten zijn voldaan. Deze bedragen lopen vaak hard op als je uitzendbureau aan het groeien is. Als je de backoffice uitbesteed dan geef je ook de verloning uit handen. Je hoeft dan zelf niet meer een grote som geld achter de hand te houden. Dit geeft je rust. Tevens kun je nu investeren in je onderneming zonder dat je zorgen hebt over de verloning van je flexkrachten

✓ Flexibiliteit

Door de backoffice uit te besteden hoef je zelf geen administratief personeel aan te nemen. Dit geeft je uitzendonderneming flexibiliteit. Mocht je plots flink groeien dan heb je de zekerheid dat je backoffice partner de administratie goed blijft verzorgen en jij hoeft zelf niemand extra aan te nemen. Je backoffice proces blijft wel geruisloos doorgaan.

✓ Rust en zekerheid

De wet- en regelgeving omtrent arbeid is voor uitzendbureaus een grote zorg. Om flexkrachten correct te verlonen heb je uitstekende kennis nodig van de juiste cao’s. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het juist afdragen van premies. Naast dat het tijdrovend is, is het ook foutgevoelig. Deze fouten kunnen leiden tot fikse boetes. Door het uitbesteden van de backoffice geef je ook deze risico’s uit handen zodat je zorgeloos kunt ondernemen.

✓ Kennis en inzicht

Je draagt de administratie en risico’s over maar haalt HR kennis en ervaring in huis. Je backoffice partner is in het bezit van brede kennis en ervaring van de branche. Een sparringpartner waar je samen je uitzendbureau mee runt. Twee weten meer dan een. Dit levert je extra kennis op. Een goede partner voorziet je tevens van handige inzichten waar jij op kan sturen, denk daarbij aan de omzet en margeontwikkeling van je uitzendbureau.

Nadelen payroll

Het overdragen van je backoffice heeft dus de nodige voordelen maar daar staan ook enkele nadelen tegenover. Om een juiste afweging te maken gaan we daarom in op de meest gehoorde nadelen.

✓ Uitbesteden kost geld en gaat ten koste van de marge

Uitbesteden kost geld. Om te kijken of het uitbesteden echt duurder is, moet je alle kosten bij elkaar optellen om een eerlijke vergelijking te maken. Denk daarbij aan:

  • De kosten van een of meerdere administratief medewerkers die contractbeheer, verloning, facturatie en debiteurenbeheer doen.
  • Kosten voor een softwarepakket om het contractbeheer en de verloning te verzorgen.
  • De kosten voor zieke flexkrachten die doorbetaald moeten worden.
  • Budget reserveren voor het leeglooprisico
  • Budget reserveren voor de verloning van flexkrachten.

✓ Onduidelijkheid bij je opdrachtgevers

De backoffice uitbesteden kan verwarring opleveren bij je opdrachtgevers. De verwarring ontstaat wanneer je opdrachtgever een factuur ontvangt vanuit de backoffice partner. Toch is dit vooraf te ondervangen en hierin kan je backoffice partner ondersteunen. Voor de samenwerking echt van start gaat wordt er namelijk een overeenkomst afgesloten met je eindklant en backoffice partner waarin duidelijk vermeld wordt wie, waar verantwoordelijk voor is. Zo weet je opdrachtgever met de start van de samenwerking direct waar hij aan toe is en is er geen ruimte voor onduidelijkheid.