PAYPER ONE


SIMPLIFY EMPLOYABILITY

Status:
Payper One = LIVE

Nieuwe Functionaliteiten

  • CRM & Leads functionaliteit is live
  • Handmatig looncomponenten aan urenbriefjes toevoegen is live
  • Fasebepaling en arbeidsverleden is live
  • Reserveringen en betalingsinformatie flexkrachten is live
  • Notities bij flexkrachten is live
  • beheer functionaliteit: Aangeven welke contactpersoon accordeert en tewerkstellingen ontvangt is live
  • Vakantie uren op standaard urenbriefje is live
  • Medewerker status: uit dienst is live
  • Signalering fasering medewerkers is live

Geplande Functionaliteiten

  • Plaatsingen ZZP’ers aanmaken via Payper One
  • Inzicht en overzicht kostprijzen per eindklant
  • Koppelen van externe plan en uren systemen aan Payper One

DASHBOARD, RAPPORTAGES & ZOEKEN



DASHBOARD
Na het inloggen krijgt u uw dashboard te zien. Hier kunt u controleren wat de status is van uw eindklanten, kandidaten en plaatsingen.

De statussen zijn:

  • Concept
  • Ingediend
  • Definitief
  • Afgewezen

U ziet hier ook een rapport voor de uren per week, en de status van de urenbriefjes.


RAPPORTEN
Wanneer u in het dashboard op Rapport weergeven klikt navigeert u naar het rapportage overzicht van het object. Zo kunt u voor uren een meer gedetailleerde rapportage bekijken en aanpassen. Bijvoorbeeld het aantal uren met een bepaalde status in een bepaalde periode. U past de rapporten aan middels de Filters.


ZOEKEN
In de zoekbalk bovenin kunt u uw database van Payper One doorzoeken. U kunt hier alle velden doorzoeken. De zoekresultaten zijn per categorie gesorteerd.

LEADS


LEAD TOEVOEGEN
Wanneer u een lead aan wilt maken klikt u op de tab Leads. Vervolgens klikt u op de knop Nieuw.

In het scherm dat opent vult u de gegevens van de potentiële klant in. Klik vervolgens op opslaan. U kunt vervolgens de lead verrijken met gegevens zoals het aantal werknemers.

ACTIVITEITEN TOEVOEGEN
U kunt bij de lead activiteiten toevoegen, zoals gesprekken, terugbel verzoeken en bijeenkomsten. Klik hiervoor aan de rechterzijde bij Open activiteiten op de knop ‘nieuwe taak’. Hier kunt u een onderwerp, type activiteit en vervaldatum invullen. Bij opmerkingen kunt u uw opmerkingen toevoegen. Klik vervolgens op opslaan en de  activiteit is aangemaakt.

Als u klikt op de activiteit kunt u de taak bewerken, opmerkingen toevoegen, datum wijzigen, status wijzigen of een vervolgtaak aanmaken. Als u de status van de taak wijzigt naar ‘voltooid’ is de taak afgesloten. De taak kunt u terugvinden bij activiteiten historie.

LEAD CONVERTEREN
Als u de leads wilt laten controleren op kredietwaardigheid, klikt u vervolgens op ‘indienen ter goedkeuring’. De status wijzigt van lead naar financiële check. De financiële afdeling van Payper controleert de lead vervolgens op kredietwaardigheid. Indien het verzoek is goedgekeurd, wijzigt de status van ‘financiële check’ naar ‘converteren’. Bij het veld kredietlimiet kunt u de hoogte van het kredietbedrag terugvinden.

Indien de lead de status ‘converteren’ bevat, kunt u de lead converteren naar een bedrijf en een contactpersoon. Klik hiervoor bij de lead op de knop ‘converteren’. Bij accountnaam klikt u onderaan op ‘nieuw account’. De gegevens van de lead worden overgenomen. De overige (verplichte) gegevens kunt u in dit scherm toevoegen. Klik vervolgens op opslaan. Klik tot slot op de knop converteren.

NIEUWE KLANT ACTIEF
U heeft nu een lead geconverteerd naar een bedrijf en een contactpersoon. Het bedrijf is automatisch ingediend ter goedkeuring en bevat de status ‘ingediend’. Dit betekent dat Payper de functies van het bedrijf inricht. De inleenovereenkomst wordt digitaal verzonden naar de contactpersoon van het bedrijf.

Indien de functies zijn ingericht en de inleenovereenkomst getekend retour is, wijzigt de status van het bedrijf van ingediend naar definitief. Met de status definitief kunnen er plaatsingen worden aangemaakt bij de nieuwe klant.

KLANTEN



UW KLANTEN
Onder ‘Bedrijven’ vindt u een lijst met uw klanten. In het overzicht ziet u de status van uw klanten. Rechtsboven vindt u de knop ‘nieuw’ om een nieuwe klant aan te maken.

AANMAKEN KLANT
Wanneer u op ‘nieuw’ heeft geklikt ziet u een scherm met alle benodigde velden voor het aanmaken van de klant. Let op, de verplichte velden zijn aangegeven met een rode ster.

CONCTACTPERSOON AANMAKEN
Wanneer u een nieuwe klant heeft aangemaakt dient u vervolgens de contactpersoon van het bedrijf toe te voegen. Klik hiervoor aan de rechterzijde bij contactpersonen op ‘nieuw’, en kies het type ‘contactpersoon’. Vervolgens dient u de gegevens in te vullen.

INLEENOVEREENKOMST

De inleenovereenkomst en de bevestiging tewerkstellingen worden naar het e-mailadres van de contactpersoon verzonden.


GOEDKEUREN KLANT
Wanneer u een nieuwe klant heeft aangemaakt en alle gegevens heeft ingevuld, kunt u deze indien bij Payper ter goedkeuring. Kies daarvoor de knop ‘Indien bij Payper’. U vindt de knop rechtsboven in het scherm.

INLEENOVEREENKOMST
Let op: wanneer een klant is goedgekeurd wordt de inleenovereenkomst automatisch verstuurd naar het e-mailadres van de opgegeven contactpersoon.

OVERZICHT KLANT
Wanneer u naar het overzicht van uw klant navigeert, ziet u links alle standaard informatie, zoals adresgegevens en financiële informatie.

INLEENOVEREENKOMST
Let op: wanneer een klant is goedgekeurd wordt de inleenovereenkomst automatisch verstuurd naar het e-mailadres van de opgegeven contactpersoon.

Bereid uw klanten hier op voor.

Aan de rechterzijde vindt u:

  • Contactpersonen – de door u opgegeven contactpersonen van het bedrijf
  • Cases – dit zijn de vragen, informatieverzoeken en probleemafhandelingen die u met Payper over deze klant heeft uitstaan en/of afgerond.
  • Functies – dit zijn de contractafspraken waarop u uw kandidaten plaatst bij uw klant.
  • Plaatsingen – hier vindt u de kandidaten die op dit moment geplaatst zijn bij het bedrijf.
  • Goedkeuringshistorie – hier ziet u alle verzoeken tot goedkeuring bij Payper, van financiële check tot individuele kandidaten, met bijbehorende status.
  • Financiële informatie – Facturen aan de klant.

BEHEERFUNCTIONALITEIT
De beheer functionaliteit geeft u de vrijheid om aan te geven welke contactpersoon de gewerkte uren accordeert en welke contactpersoon de tewerkstelling ontvangt.

Bij accounts is er een sectie ‘Beheer’ met de velden:

1. Beheer – uren accorderen : hier kan u per eindklant aangeven welke contactpersoon de ‘uren accorderen’ mail dient te ontvangen. Als een kandidaat zelf uren invoert, krijgt deze contactpersoon een melding per e-mail.

2. Beheer – tewerkstellingen ontvanger : hier kan u per eindklant aangeven welke contactpersoon de tewerkstellingen dient te ontvangen.

KANDIDATEN


OVERZICHT KANDIDATEN
Als u ‘FLEXWERKERS’ selecteert in de navigatiebalk, krijgt u een overzicht te zien van al uw huidige kandidaten, inclusief contactgegevens en waar ze op dit moment geplaatst zijn.

Rechtsboven kiest u ‘Nieuw’ om een nieuwe kandidaat aan te maken.

In plaats van ‘recent weergegeven’ kunt u ook andere overzichten raadplegen:

  • Flexwerkers actief
  • Flexwerkers afgewezen
  • Flexwerkers concept
  • Flexwerkers ingediend
  • Flexwerkers uit dienst

Deze lijstweergaven geven u meer overzicht en controle op de lopende overeenkomsten.

KANDIDAAT AANMAKEN
Wanneer u een kandidaat aanmaakt kunt u kiezen:

  • Kandidaat
  • Contactpersoon
  • Uitnodiging tot inschrijving
  • ZZP

U kunt ervoor kiezen om zelf alle gegevens van de nieuwe medewerker in te voeren. Met de optie uitnodiging voor inschrijving kunt u de nieuwe medewerker een mail sturen met het verzoek tot inschrijving.

LOONHEFFINGSKORTING
Bij het aanmaken van de kandidaat geeft u aan of hij of zij wenst gebruik te maken van de loonheffingskorting en vanaf wanneer. Uw kandidaat krijgt bevestiging in het contract.

UPLOADEN DOCUMENTEN
In het overzicht van de kandidaat kunt u aan de rechterzijde onder Bestanden uploaden nieuwe documenten toevoegen aan de kandidaat. Hier kunt u voor- en achterzijde ID toevoegen.

Let op: andere nationaliteit dan de Nederlandse? Upload altijd een bewijs BSN

OVERZICHT KANDIDAAT
U kunt de status van kandidaten bekijken.

Aan de linkerzijde vindt u alle basisgegevens zoals NAW, contactgegevens, maar ook IBAN, BSN en andere belangrijke informatie.

Aan de rechterzijde ziet u:

  • Bestanden uploaden – Hier kunt u nieuwe documenten toevoegen aan de kandidaat. Hier kunt u voor, en achterzijde ID en het loonheffingskortingformulier toevoegen.
  • Plaatsingen – hier ziet u de huidige en verlopen plaatsingen van deze kandidaat.
  • Arbeidsovereenkomst – hier kunt u op één plek alle arbeidsovereenkomsten die u heeft gehad met deze kandidaat inzien.
  • Uren – hier ziet u de ingediende uren van deze kandidaat
  • Documenten – hier vindt u alle documenten die geupload zijn voor en/of door deze kanidaat, zoals voor- en achterzijde identiteitsbewijs, formulier Loonheffingskorting en Limosa (waar van toepassing).

RESERVERINGEN EN BETALINGSINFORMATIE
U kunt de opgebouwde reserveringen en betalingsinformatie van uw flexkrachten gemakkelijk inzien.

Na het inloggen op Payper One klikt u op de knop ‘kandidaat’. Na het selecteren van een kandidaat/flexkracht staat de informatie over de reserveringen en betalingen aan de rechterzijde. Zie de afbeelding hiernaast.

Klik op de soort reservering om de details in te zien.

NOTITIES

U kunt vanaf heden bij uw kandidateneen notitie toevoegen. Klik hiervoor rechtsboven in het menu op ‘notitie toevoegen’.

Vervolgens kunt u een notitie aanmaken. Bij het gerelateerde object van de kandidaat vindt u de notitie terug.

        

PLAATSING


Let op:
Een plaatsing kan pas worden aangemaakt als de inleenovereenkomst van de klant retour is.

NIEUWE KANDIDAAT


NIEUWE KANDIDAAT INDIENEN EN GOEDKEUREN
Wanneer u een kandidaat heeft aangemaakt en alle gegevens zijn ingevuld, maakt u een Arbeidsovereenkomst aan door aan de rechterzijde op Nieuw te klikken bij Arbeidsovereenkomst.

INVULLEN GEGEVENS
U vult in dit scherm alle benodigde gegevens in. U kunt ook direct aangeven bij welke klant de kandidaat gaat werken en welke functie hij of zij gaat vervullen. U vult in:

  • Klant;
  • Functie (kies de juiste functie – zie onderstaand);
  • Fase;
  • Begin;
  • Eind (in geval van Fase B en 3 respectievelijk);
  • Kostenplaats (wanneer verplicht bij klant).

Hiermee is ook direct de eerste plaatsing aangemaakt als het om een nieuwe kandidaat gaat.


JUISTE FUNCTIE KIEZEN
Weet u niet zeker welke functie u moet kiezen voor de kandidaat? Controleer dan de beschikbare functies bij de klant door naar Bedrijven te navigeren, de juiste klant op te zoeken en in het klantoverzicht aan de rechterzijde de beschikbare functies te bekijken.

U kunt ook in het veld zoeken door Fase in te voeren en op enter te drukken.

ARBEIDSOVEREENKOMST INDIENEN TER GOEDKEURING
Wanneer u een arbeidsovereenkomst heeft aangemaakt, kunt u de kandidaat Arbeidsovereenkomst indienen ter goedkeuring. Wanneer u op deze knop klikt controleert het systeem én een medewerker van Payper alle ingevulde gegevens en wordt de kandidaat goedgekeurd.

GOEDKEURING EN CONTRACT
Payper controleert de plaatsing en de arbeidsovereenkomst en keurt de plaatsing goed.

De kandidaat krijgt vervolgens automatisch een link per e-mail waarmee hij of zij het contract kan doornemen en elektronisch kan ondertekenen.

Wanneer het contract getekend retour is, wordt de plaatsing definitief en veranderd de status van de kandidaat van Ingediend naar Definitief

BESTAANDE KANDIDAAT


PLAATSEN BESTAANDE KANDIDAAT
Wanneer u een plaatsing aan wilt maken bij een bestaande kandidaat die al een arbeidsovereenkomst heeft. klikt u in het overzicht van de kandidaat die u wilt plaatsen op de arbeidsovereenkomst van de kandidaat.

NIEUWE PLAATSING AANMAKEN
In het overzicht van de Arbeidsovereenkomst klikt u bij Plaatsingen op Nieuw

INVULLEN GEGEVENS
U vult in dit scherm alle benodigde gegevens in. U kunt ook direct aangeven bij welke klant de kandidaat gaat werken en welke functie hij of zij gaat vervullen. U vult in:

  • Klant;
  • Functie (kies de juiste functie – zie onderstaand);
  • Fase;
  • Begin;
  • Eind (in geval van Fase B en 3 respectievelijk);
  • Kostenplaats (wanneer verplicht bij klant).

Het e-mailadres voor de bevestiging tewerkstelling wordt automatisch overgenomen uit de gegevens van de gekozen kandidaat.


JUISTE FUNCTIE KIEZEN
Weet u niet zeker welke functie u moet kiezen voor de kandidaat? Controleer dan de beschikbare functies bij de klant door naar Bedrijven te navigeren, de juiste klant op te zoeken en in het klantoverzicht aan de rechterzijde de beschikbare functies te bekijken.

GOEDKEURING EN CONTRACT
Payper controleert de plaatsing en keurt de plaatsing goed.

De kandidaat krijgt vervolgens automatisch een link per e-mail waarmee hij of zij het contract kan doornemen en elektronisch kan ondertekenen.

Wanneer het contract getekend retour is, wordt de plaatsing definitief en veranderd de status van de kandidaat van Concept naar Definitief

UREN


PER PLAATSING

Urenbriefje aanmaken voor één plaatsing
In het overzicht van de plaatsing van de betreffende kandidaat kunt u rechtsboven het nieuwe urenbriefje klaarzetten.

VOOR ALLE ACTIEVE PLAATSINGEN

Urenbriefjes aanmaken voor actieve plaatsingen per bedrijf
In het overzicht van het bedrijf kunt u rechtsboven het nieuwe urenbriefje klaarzetten.

U kiest de maandag van de week van het urenbriefje dat u wilt klaarzetten om in te vullen.

 

Vervolgens kiest u het type uren dat u wilt invullen:

  • Regulier
  • Vakantie Uren

(Vakantie uren kunnen ook op het reguliere urenbriefje ingevoerd worden.)

URENBRIEFJE KIEZEN EN INVULLEN
In het overzicht van een kandidaat kiest u aan de rechterkant onder Uren, het urenbriefje dat u heeft klaargezet.

INDIENEN UREN
In het overzicht van het urenbriefje vult u de gewerkte normale uren in en waar van toepassing de vakantie uren, overwerkuren, reiskosten en mogelijke inhoudingen.

Wanneer de ingevulde gegevens definitief zijn klikt u op Indienen. Uw kandidaat wordt verloond aan de hand van de ingevulde gegevens.

AANDACHTSPUNTEN
U kunt per werkbriefje een kostenplaats opgeven. Wilt u meerdere kostenplaatsen voor een kandidaat in één week opgeven, dan dient u dus ook meerdere briefjes aan te maken.

Let op: Voor het verloningsproces is het belangrijk dat de uren op tijd ingediend worden.

UREN ACCORDEREN
Wanneer een flexkracht de mogelijkheid heeft gekregen zelf uren in te vullen en hij of zij dient de uren in, moeten die geaccordeerd worden door het uitzendbureau.

Het proces werkt hetzelfde; u gaat naar het betreffende urenbriefje en bekijkt de door de flexkracht ingevulde gegevens. U kunt deze wijzigen indien nodig, of u kiest direct voor Indienen om de gegevens te accorderen.

Looncomponent toevoegen aan werkurenbriefje
Bij het invoeren van de gewerkte uren kan het voorkomen dat de werknemer een extra vergoeding dient te ontvangen. Denk hierbij aan een vergoeding voor parkeerkosten of gereedschapsgeld. Het toevoegen van  het component kan direct  worden toegevoegd aan het werkurenbriefje.

Onderaan een actief werkurenbriefje vindt u de optie ‘looncomponent’

Met deze optie kunt u handmatig looncomponenten toevoegen aan een werkurenbriefje.

 

 

SELECTEER HET COMPONENT

Om een component te selecteren klikt u simpelweg het dropdownmenu open. Er opent een lijst met looncomponenten die u zelf kunt toevoegen aan het werkurenbriefje.

Selecteer het component dat u wenst toe te voegen en klik vervolgens op ‘Next’

CASES


EEN CASE IS EEN VRAAG OF VERZOEK AAN PAYPER

Vanuit Payper One is het mogelijk om vragen te stellen door middel van het aanmaken van een case. Door een case via Payper One aan te maken heeft u altijd inzicht in de status van de case. De case functionaliteit zorgt voor meer overzicht en inzicht in de gestelde vragen.

In het hoofdmenu is de knop ‘cases’ aanklikbaar. Klik op de knop om door te gaan naar het case overzicht.

CASE OVERZICHT

Het case overzicht geeft overzicht van de uitstaande vragen bij Payper. Vanaf het overzicht heeft u direct zicht op de openstaande cases met de volgende informatie:

  • Casenummer
    • Nummer van de case. Handig als referentienummer mocht u vragen hebben.
  • Onderwerp
    • Het onderwerp van de vraag.
  • Status
    • Case status geeft aan wat de stand van zaken is omtrent de case. Zie hiernaast de mogelijke case status.
  • Openingsdatum
    • Aanmaakdatum van de case.
  • Case-Eigenaar
    • De medewerker van Payper die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de case.

Vanuit het overzicht kunt u nieuwe cases aanmaken. Klik hiervoor op de knop ‘Nieuw’ aan de rechterzijde.

AANMAKEN NIEUWE CASE

Door te klikken op de knop ‘Nieuw’ komt er een popup omhoog. Zie het voorbeeld hiernaast. Vul de verplichte velden in en druk vervolgens op ‘opslaan’. Na het opslaan wordt de case aangemaakt en is deze terug te vinden in het case overzicht.

WERKEN IN DE CASE

Als de case is aangemaakt komt u direct in het overzicht van de case zoals het voorbeeld hiernaast. U kunt vanuit de case direct met een medewerker van Payper communiceren.

U kunt via ‘een update delen’ communiceren met de case eigenaar, oftewel de medewerker van Payper. Als Payper reageert krijgt u een e-mail met het antwoord en een link die verwijst naar de case.

Als een medewerker van Payper de case in behandeling neemt wijzigt de status van de case en ontvangt u een melding via de mail.

Als uw case is afgehandeld, uw vraag is beantwoord, dan krijgt u tevens een melding via mail.