PAYPER ONE


SIMPLIFY EMPLOYABILITY

Status:
Payper One = LIVE

Nieuwe Functionaliteiten

  • Nieuwe medewerkers aanmelden is live
  • Reserveringen en betalingsinformatie medewerkers is live
  • Cases  is live
  • Looncomponenten handmatig toevoegen aan werkurenbriefjes is live
  • Uitnodiging via mail: Inschrijven medewerkers is live
  • Vakantie uren op standaard urenbriefje is live
  • Medewerker status: uit dienst is live
  • Signalering fasering medewerkers is live

Geplande Functionaliteiten

  • Handmatig aanmaken van nieuwe plaatsingen.
  • Koppelen van externe plan en uren systemen aan Payper One

MIJN BEDRIJF



UW BEDRIJF
Wanneer u heeft ingelogd vindt u onder mijn bedrijf gegevens alle belangrijke informatie van uw bedrijf in Payper One.

BEDRIJFSGEGEVENS
Aan de linkerzijde vindt u alle reguliere bedrijfsinformatie van uw bedrijf – het adres, het KvK nummer, de rechtsvorm en het e-mailadres dat alle facturen digitaal ontvangt.

Aan de rechterzijde vindt u alle voor u belangrijke informatie:

  • Contactpersonen – Hier vindt u al uw flexwerkers.
  • Cases – Onder cases kunt u vraagstukken, problemen, verzoeken voor informatie of aanvragen indienen bij Payper.
  • Plaatsingen – Dit is een overzicht van alle kandidaten die momenteel bij u actief zijn.
  • Facturen – Hier vindt u alle facturen die Payper u gestuurd heeft.

FLEXWERKERS


OVERZICHT FLEXWERKERS
Als u Mijn flexwerkers selecteert in de navigatiebalk, ziet u een overzicht van alle medewerkers die bij uw bedrijf werken of hebben gewerkt.

U kunt verschillende overzichten raadplegen:

  • Flexwerkers actief
  • Flexwerkers afgewezen
  • Flexwerkers concept
  • Flexwerkers ingediend
  • Flexwerkers uit dienst

Deze lijstweergaven geven u meer overzicht en controle op de lopende overeenkomsten.

EEN NIEUWE FLEXWERKER AANMELDEN
Rechtsboven klikt u op Nieuw als u een nieuwe flexwerker aan wilt melden bij Payper.

Vul alle gevraagde gegevens in en maak het dossier van de medewerker compleet.


INSCHRIJVEN NIEUWE MEDEWERKER
Via de knop nieuw kunt u kiezen om zelf de medewerker compleet in te schrijven. Het is ook mogelijk om de nieuwe medewerker een verzoek tot inschrijving toe te sturen per mail.

Kies voor de optie uitnodiging tot inschrijving en vul de voornaam, achternaam en e-mailadres van de nieuwe medewerker in en klik op opslaan. De nieuwe medewerker ontvangt het verzoek in de mailbox.

Zodra de medewerker alle gegevens heeft ingevoerd en ingediend krijgt u een notificatie dat de gegevens klaar staan ter controle. U dient de gegevens te controleren. Bij akkoord dient u de gegevens in.

Payper zal vervolgens de arbeidsovereenkomst aanmaken.

INDIENEN EN GOEDKEUREN
Wanneer u een flexwerker heeft aangemaakt en alle gegevens zijn ingevuld, dan kunt u de kandidaat indienen bij Payper.

Belangrijk: Documenten moeten toegevoegd worden voordat medewerker wordt ingediend (via het wolkje). Als alle verplichte documenten zijn geupload dan staat er een vinkje achter en is het dossier compleet.

Bij goedkeuring verandert de status van de kandaat van Ingediend naar Definitief.

Wanneer u op deze knop klikt controleert het systeem en een medewerker van Payper alle ingevulde gegevens en wordt de kandidaat ingediend ter goedkeuring. De status wijzigt naar ingediend.

Bij Payper start er een goedkeuringsproces. De gegevens van de flexwerker worden gecontroleerd.

Voor de flexwerker wordt er door Payper een arbeidsovereenkomst aangemaakt. Deze arbeidsovereenkomst wordt digitaal naar de flexwerker verzonden ter ondertekening. Tevens wordt er een plaatsing aangemaakt op basis van de inschrijving. Zowel de opdrachtgever als de flexwerker ontvangen een bevestiging tewerkstelling van de plaatsing per e-mail.

Indien de stappen succesvol zijn afgerond, wijzigt de status van de flexwerker naar definitief. Er wordt een inlog van Payper One voor de flexwerker aangemaakt.

OVERZICHT FLEXWERKER
U kunt de status van uw medewerkers bekijken in het overzicht flexwerkers.

Aan de linkerzijde vindt u alle basisgegevens zoals de NAW gegevens.

Overige belangrijke informatie hier te vinden is de status van de medewerker en de Fase van het contract en de plaatsingsgegevens.

Aan de rechterzijde ziet u:

  • Uploaden documenten – Hier kunt u alle benodigde documenten uploaden.
  • Arbeidsovereenkomst – hier ziet u de huidige arbeidsovereenkomst van deze kandidaat.
  • Plaatsingen – hier ziet u de huidige en verlopen plaatsingen van deze kandidaat.
  • Uren – hier ziet u de ingediende uren van deze kandidaat.
  • Documenten – Hier ziet u welke documenten  verplicht zijn en welke zijn aangeleverd

RESERVERINGEN EN BETALINGSINFORMATIE
U kunt de opgebouwde reserveringen en betalingsinformatie van uw medewerkers gemakkelijk inzien.

Na het inloggen op Payper One klikt u op de knop ‘kandidaat’. Na het selecteren van een kandidaat/medewerker staat de informatie over de reserveringen en betalingen aan de rechterzijde. Zie de afbeelding hiernaast.

Klik op de soort reservering om de details in te zien.

UREN


AANMAKEN UREN RECORDS
Voor het verloningsproces is het belangrijk dat de uren records op tijd aangemaakt en ingediend worden. Onder mijn bedrijf kiest u aan de rechterkant onder urenbriefje handmatig aanmaken: de datum en het soort urenbriefje. Kies bij het aanmaken van uren briefjes altijd voor de maandag van de betreffende week.

De flexwerker kan vervolgens zelf zijn of haar uren invoeren van de betreffende week. Tevens kunt u als werkgever de uren zelf invoeren.

URENINVOER
Als u de uren records heeft aangemaakt voor de betreffende week, kunt u onder de tab ureninvoer de uren briefjes voor al uw actieve flexwerkers invoeren en indienen ter goedkeuring bij Payper.

U vult u de gewerkte normale uren in en waar van toepassing de vakantie uren, overwerkuren, reiskosten en mogelijke inhoudingen. Vervolgens klikt u op Indienen om de ingevulde gegevens in te dienen ter goedkeuring. U kunt hierna geen wijzigingen aanbrengen. Uw flexwerker wordt verloond aan de hand van de ingevulde gegevens.

URENCONTROLE
Als de flexwerker zijn of haar uren briefje zelf invoert, dient u onder de tab urencontrole de uren records te controleren. Als de uren juist zijn ingevuld, klikt u op ‘indienen’ om de uren in te dienen bij Payper. Uw flexwerker wordt verloond aan de hand van de ingevulde gegevens.

CASES


EEN CASE IS EEN VRAAG OF VERZOEK AAN PAYPER

Vanuit Payper One is het mogelijk om vragen te stellen door middel van het aanmaken van een case. Door een case via Payper One aan te maken heeft u altijd inzicht in de status van de case. De case functionaliteit zorgt voor meer overzicht en inzicht in de gestelde vragen.

In het hoofdmenu is de knop ‘cases’ aanklikbaar. Klik op de knop om door te gaan naar het case overzicht.

CASE OVERZICHT

Het case overzicht geeft overzicht van de uitstaande vragen bij Payper. Vanaf het overzicht heeft u direct zicht op de openstaande cases met de volgende informatie:

  • Casenummer
    • Nummer van de case. Handig als referentienummer mocht u vragen hebben.
  • Onderwerp
    • Het onderwerp van de vraag.
  • Status
    • Case status geeft aan wat de stand van zaken is omtrent de case. Zie hiernaast de mogelijke case status.
  • Openingsdatum
    • Aanmaakdatum van de case.
  • Case-Eigenaar
    • De medewerker van Payper die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de case.

Vanuit het overzicht kunt u nieuwe cases aanmaken. Klik hiervoor op de knop ‘Nieuw’ aan de rechterzijde.

AANMAKEN NIEUWE CASE

Door te klikken op de knop ‘Nieuw’ komt er een popup omhoog. Zie het voorbeeld hiernaast. Vul de verplichte velden in en druk vervolgens op ‘opslaan’. Na het opslaan wordt de case aangemaakt en is deze terug te vinden in het case overzicht.

WERKEN IN DE CASE

Als de case is aangemaakt komt u direct in het overzicht van de case zoals het voorbeeld hiernaast. U kunt vanuit de case direct met een medewerker van Payper communiceren.

U kunt via ‘een update delen’ communiceren met de case eigenaar, oftewel de medewerker van Payper. Als Payper reageert krijgt u een e-mail met het antwoord en een link die verwijst naar de case.

Als een medewerker van Payper de case in behandeling neemt wijzigt de status van de case en ontvangt u een melding via de mail.

Als uw case is afgehandeld, uw vraag is beantwoord, dan krijgt u tevens een melding via mail.