Van snelle urenregistratie naar correcte verloning

actifood

Gemakkelijke urenregistratie en risicoloze verloning

Mutaties vanuit je kloksysteem overtikken in Excel om gewerkte uren te kunnen verlonen; dat kun je moeilijk automatisering noemen. Ook voor VHC ActiFood was dit een stroperige werkwijze. En die paste niet meer bij de sterke groei van deze Friese groothandel.

Al dat overtikken van mutaties kost tijd, is foutgevoelig en laat verschillende afdelingen lang op elkaar wachten. Om nog maar te zwijgen over de risico’s die je als werkgever loopt. Ook voor VHC ActiFood was dit een werkwijze die niet meer paste bij de sterke groei van de Friese groothandel. Wij hielpen ze om in zo min mogelijk stappen te komen van urenregistratie naar een correcte verloning zonder risico’s.

Karst Spinder werkt sinds september 2020 bij VHC ActiFood. Als Algemeen Manager ontfermt hij zich ook over procesverbeteringen. Een proces dat overduidelijk aan verbetering toe was, waren de urenregistraties en de aansluitende verloning van personeel.

nedap vhc actifood payperone

“Met 80 klokkende medewerkers ging het nog redelijk, maar ook toen kostte dit al een hele maandagochtend aan ‘overtikwerk’. Nu fluctueert ons personeelsbestand tussen de 300 en 400 medewerkers, waarvan 70% klokt. Daardoor was deze werkwijze echt niet meer houdbaar en bovendien liepen onze werkgeversrisico’s met dergelijke aantallen behoorlijk op”.

Wendbaarheid voor en achter de schermen

VHC ActiFood moet het hebben van zijn wendbaarheid en flexibiliteit. Als leverancier van de horeca en de institutionele markt onderscheidt het bedrijf zich met zéér klantspecifieke leveringen.

“We komen bij iedereen, voor elke order, ongeacht op welke dag. Al moeten we bij wijze van spreken voor één bitterbal op pad.”

Of zoals Karst zegt: “We komen bij iedereen, voor elke order, ongeacht op welke dag. Al moeten we bij wijze van spreken voor één bitterbal op pad. Dit maakt ons anders dan de andere, vaak grotere en loggere, groothandels. Daarnaast kunnen klanten bij ons tot 10 uur ‘s avonds verse producten voor de volgende dag bestellen.

Dat kunnen we waarmaken dankzij onze eigen slagerij, vishandel en groenteafdeling.” Wendbaarheid richting de klant vraagt natuurlijk ook om wendbaarheid achter de schermen.



De kortste route van inklokken naar uitbetalen

Processen mogen een organisatie niet hinderen, maar moeten juist geruisloos verlopen. Tussen inklokken, uitklokken en uitbetalen wil je zo min mogelijk menselijke handelingen. “Daarom zocht ik contact met Boudewijn (Boudewijn van Bergen, accountmanager bij Nedap, red.). Ik kende Nedap al vanuit de uitzendbranche waarin ik heb gewerkt en ik wilde weten wat ze met Flux voor ons konden betekenen. We brachten samen de potentiële tijdwinst in kaart.

De veiligste route, ook voor de medewerkers

“Het automatiseren van ons proces van uren naar uitbetalen was stap één. Kim (Kim Stevens, accountmanager bij Payper, red.) sloeg vervolgens de brug naar correcte salarisverwerking en payrolling. Door ook het juridisch werkgeverschap aan Payper uit te besteden konden we onze werkgeversrisico’s verlagen, zonder nadelige gevolgen voor onze medewerkers.” vertelt Karst.

vhc2

Integratie Flux en PayperOne

Payper helpt bedrijven met een probleemloze salarisverwerking. Aan de basis van die salarisverwerking staan de data uit het urenregistratiesysteem. Belangrijk dus dat urenregistratie en salarisadministratie met elkaar communiceren. Dan krijg je een zuivere, uniforme datastroom waardoor de verloning altijd strookt met de gewerkte uren.

Kim was betrokken bij de koppeling tussen Flux en Payper. “En dat was een primeur”, vertelt zij. “De eerste casus waarbij we integreerden met software van Nedap. Met Karen (Karen Harkink, implementatiemanager bij Nedap, red.) heb ik de mogelijkheden besproken en zo kwamen we tot een koppeling waarbij de urenregistraties uit Flux foutloos in PayperOne komen voor een juiste verloning.”

Karst vult aan: “Onze oude payroll-partij bood ook niet de mogelijkheid om nieuwe medewerkers snel toe te voegen. Ook daarin zaten weer zoveel tussenstappen en fiatteringen, dat het soms wel een week duurde voordat een nieuwe flexkracht ook echt aan het werk kon. Dat is onwerkbaar als je snel je flexibele schil wilt opschalen. In PayperOne daarentegen worden nieuwe flexkrachten razendsnel geactiveerd en kloppen alle administratieve gegevens ook direct. Daardoor kunnen ze meteen beginnen en klokken via Flux. Ook het implementatietraject van PayperOne is heel soepel verlopen.”

Inzicht voor medewerkers

Met Flux als kloksysteem voor vast en flex, gekoppeld met PayperOne voor correcte verloning, heeft VHC ActiFood nu een gestroomlijnd proces. Alle tijdrovende en foutgevoelige handelingen zijn verdwenen uit dit proces. “Daarnaast hebben medewerkers nu altijd en overal zicht op hun saldo’s, zoals verlof en tijd-voor-tijd. Ze hoeven daarvoor niet naar de HR-afdeling, maar zien dit zelf in de online omgeving van Flux. Dat geldt trouwens ook voor de leidinggevenden, waardoor zij ook beter kunnen toezien op het welzijn van medewerkers. Als iemand door veel overuren een hoog verlofsaldo heeft opgebouwd, dan wordt het tijd om dit verlof op te nemen”, aldus Karst.

Hij vervolgt: “De draadloze readers van Flux hebben we op verschillende afdelingen hangen. Daardoor hebben we nu ook de loonkosten beter inzichtelijk per afdeling. Dat is natuurlijk ook een bijkomend voordeel.”


Meer weten?

Ben je benieuwd wat Payper voor jouw organisatie kan betekenen op het gebied van Payroll of Payrolling? Neem dan gerust contact met ons op.

een adviesgesprek
met een van
onze consultants?

andre hunter p i9wv811qk unsplash (1)

Over Payper

Payper is een ervaren strategische HR-partner op het gebied van flexibele arbeid en personeelsorganisatie. Met Payper als partner vang je pieken en dalen in je organisatie flexibel op, is je administratie efficiënt geregeld en ben je verzekerd van actuele HR expertise. Payper is koploper als het gaat om innovatie in digitale HR-dienstverlening. Gemak en transparantie voor werkgever én werknemer staat daarbij voorop. Payper heeft een unieke propositie door het aanbieden van een oplossing voor de totale workforce, waarbij zowel de vaste als flexibele verloning uitbesteed kunnen worden. Meer informatie over ons HR-platform PayperOne:

Lees ook onze
andere klantverhalen

matheus bardemaker rwoxb6lk7ra unsplash 2

Subway

Peter de Boer, eigenaar van 2 Subway vestigingen in Den Haag, is al jaren dik tevreden over de dienstverlening van Payper. We vroegen hem naar zijn ervaringen met Payper en hoe hij bij Payper terecht is gekomen.
Meer over Subway
aethon

Aethon

Aethon ondersteunt organisaties in de zorg, (semi-)overheid, woningcorporaties, kinderopvang en het onderwijs als totaalleverancier van personeel. We spraken met Liesbeth Griffioen (CEO) en Daphne Boogh (CHRO) van Aethon over de samenwerking met Payper.
Meer over Aethon
payroll volgens payper

Payper en HR2day

HR2day ondersteunt ons bij het realiseren van onze ambities, waarin centraal staat dat vaste en flexibele arbeid steeds meer verweven zijn en waarin we een rol spelen in de gehele employee journey.
Meer over Payper en HR2day
krisjanis kazaks 2xts5gastuw unsplash

Vapiano

Restaurantketen Vapiano, bekend door de Italiaanse gerechten, maakte in 2020 vanuit een faillissement een doorstart onder leiding van de horecafamilie Van der Valk. De visie van Vapiano is om gasten een ‘casual dining experience’ te geven, waarbij alle wensen op een gastvrije manier worden ingevuld.
Meer over Vapiano

Wij gebruiken cookies om u de beste online ervaring te bieden. Door akkoord te gaan, accepteert u het gebruik van cookies in overeenstemming met ons cookiebeleid.

Privacy Settings saved!
Privacy-instellingen

Wanneer u een website bezoekt, kan deze informatie in uw browser opslaan of ophalen, meestal in de vorm van cookies. Beheer hier uw persoonlijke Cookie Services.

Deze cookies zijn nodig om de website te laten functioneren en kunnen niet uitgeschakeld worden.

Om gebruik te maken van deze website zijn volgende technische cookies vereist
  • wordpress_test_cookie
  • wordpress_logged_in_
  • wordpress_sec
  • __cfruid

Decline all Services
Accept all Services