het klantverhaal van Vapiano

Vapiano staat voor toegankelijkheid, gastgerichtheid, plezier en gemak

Restaurantketen Vapiano, bekend door de Italiaanse gerechten, staat onder leiding van de horecafamilie Van der Valk. De visie van Vapiano is om gasten een ‘casual dining experience’ te geven, waarbij alle wensen op een gastvrije manier worden ingevuld. Vapiano staat voor toegankelijkheid, gastgerichtheid, plezier en gemak. Die vier kernwaarden zijn het antwoord op de hamvraag; ‘Waar willen wij voor staan?’ De afgeleide slogan ‘Vapiano voor jou’ is de basis voor de persoonlijke benadering en de gerechten die optimaal op de wensen van de gasten worden afgestemd.

“We hebben nu eindelijk tijd voor de leuke taken van HR”.

— Najia El Belhajji – HR Manager Vapiano

Onze uitdaging was divers: implementeren van de kernwaarden, formuleren van een heldere HR-strategie en meer tijd overhouden voor persoonlijk contact met onze medewerkers

Vapiano’s HR Manager Najia El Belhajji was vanaf het begin betrokken bij het vaststellen van de kernwaarden. “Die komen op allerlei manieren terug in onze organisatie. Die vormen ons DNA; niet alleen van het bedrijf, maar ook van onze medewerkers. Voor HR hield dat onder meer in dat we goed moesten nadenken hoe we de grote groep medewerkers het beste van dienst konden zijn. Onze uitdaging was divers: implementeren van de kernwaarden, formuleren van een heldere HR-strategie en meer tijd overhouden voor persoonlijk contact met onze medewerkers. Door de samenwerking met Payper hebben we meerdere zaken goed kunnen stroomlijnen. We hebben nu eindelijk tijd over voor de leuke taken van HR.”

Payper heeft ons echt veel kostbare tijd bespaard.

Wij vinden het enorm belangrijk om onze medewerkers maximale zekerheid te bieden”, vervolgt Najia. “Dat komt ook door de onzekere tijden die onze medewerkers tijdens het faillissement hebben meegemaakt. In feite zijn we opnieuw begonnen en dat was voor iedereen geweldig spannend. Met Payper als HR-partner konden we onze medewerkers al snel verzekeren dat HR-gerelateerde zaken goed geregeld werden.”Bij de herstart hadden we te maken met 250 ‘nieuwe’ medewerkers voor wie we waterdichte arbeidscontracten en -voorwaarden moesten opstellen. De hulp van Payper is daarbij meer dan welkom geweest. Daarnaast waren er nog veel andere HR-taken die opgepakt moesten worden. Dankzij Payper was het administratieve deel volledig en op tijd geregeld; van personeelsinschrijvingen tot contracten en arbeidsvoorwaarden. Dat heeft ons echt veel kostbare tijd bespaard.”

Vapiano & PayperOne

Vapiano maakte dus dankbaar gebruik van de kennis en ervaring van Payper. “Na onze eerste kennismaking met Payper hebben we in een aantal gezamenlijke sessies geïnventariseerd wat we nodig hadden en hoe we dat wilden implementeren”, verduidelijkt Najia. “Zo hebben we ons afgevraagd of we alles tegelijk moesten doen of toch liever stap voor stap. Samen met Payper hebben we een planning gemaakt van de openingen van vestigingen en bekeken wat er per vestiging nodig was. Op de achtergrond heeft Payper alle systemen ingebouwd in HR-platform PayperOne en klaargezet om de medewerkers correct te kunnen verlonen. Daardoor hoefden we onze medewerkers alleen nog maar in het systeem in te schrijven.”Ondanks de zorgeloze aanloop was het in het begin even wennen aan een nieuwe manier van werken, weet Najia nog goed. “Maar door de gebruiksvriendelijkheid van het systeem heeft het ons weinig tijd en inspanning gekost om daadwerkelijk te starten. Alle benodigde informatie is snel en makkelijk te vinden. En wanneer we ergens tegenaanlopen, is een belletje naar Payper voldoende om ons meteen op weg te helpen. Het fijne is ook nog eens dat we onze vragen via verschillende kanalen kunnen stellen. Niet alleen per telefoon, maar ook via de mail of op WhatsApp. Het is maar net welke manier van communiceren ons op dat moment het beste uitkomt.”

Alle informatie is snel en makkelijk te vinden.

De samenwerking met Payper bevalt Vapiano uitstekend. Najia: “Op de dienstverlening is niets aan te merken, ook dankzij de korte lijntjes die we met onze accountmanager hebben. We hebben nu niet alleen de payroll activiteiten aan Payper uitbesteed, maar ook de salarisadministratie voor onze vaste medewerkers. Daarnaast waren we veel tijd kwijt aan het verzuim- en salarisproces. Dat wordt nu volledig ondervangen door Payper. Je hebt het dan over een wezenlijk deel van HR-activiteiten, die we niet meer zelf uitvoeren maar waarover we wel de regie houden.

Resultaat.

“Daardoor hebben we meer tijd voor – zoals ik het noem – de leuke taken van HR. Denk aan opleiding en ontwikkeling, loopbaanplanning en beoordelingssystematiek en ook aan een-op-een gesprekken met collega’s”, heeft Najia gemerkt. “Als HR zijn we meer dan ooit toegankelijk en medewerkersgericht. En door het gemak dat we nu ervaren, doen we ons werk met plezier. Onze kernwaarden zijn dus ook in HR verankerd, met hulp van Payper. Daar ben ik echt blij mee”