het klantenverhaal van VHC Actifood

Mutaties vanuit je kloksysteem overtikken in Excel om gewerkte uren te kunnen verlonen; dat kun je moeilijk automatisering noemen. Ook voor VHC ActiFood was dit een stroperige werkwijze. En die paste niet meer bij de sterke groei van deze Friese groothandel.

Van snelle urenregistratie naar correcte verloning

Al dat overtikken van mutaties kost tijd, is foutgevoelig en laat verschillende afdelingen lang op elkaar wachten. Om nog maar te zwijgen over de risico’s die je als werkgever loopt. Ook voor VHC ActiFood was dit een werkwijze die niet meer paste bij de sterke groei van de Friese groothandel. Wij hielpen ze om in zo min mogelijk stappen te komen van urenregistratie naar een correcte verloning zonder risico’s.

Karst Spinder werkt sinds september 2020 bij VHC ActiFood. Als Algemeen Manager ontfermt hij zich ook over procesverbeteringen. Een proces dat overduidelijk aan verbetering toe was, waren de urenregistraties en de aansluitende verloning van personeel.

“Met 80 klokkende medewerkers ging het nog redelijk, maar ook toen kostte dit al een hele maandagochtend aan ‘overtikwerk’. Nu fluctueert ons personeelsbestand tussen de 300 en 400 medewerkers, waarvan 70% klokt. Daardoor was deze werkwijze echt niet meer houdbaar en bovendien liepen onze werkgeversrisico’s met dergelijke aantallen behoorlijk op”.

— Karst Spinder

Wendbaarheid voor en achter de schermen

VHC ActiFood moet het hebben van zijn wendbaarheid en flexibiliteit. Als leverancier van de horeca en de institutionele markt onderscheidt het bedrijf zich met zéér klantspecifieke leveringen.

Of zoals Karst zegt: “We komen bij iedereen, voor elke order, ongeacht op welke dag. Al moeten we bij wijze van spreken voor één bitterbal op pad. Dit maakt ons anders dan de andere, vaak grotere en loggere, groothandels. Daarnaast kunnen klanten bij ons tot 10 uur ‘s avonds verse producten voor de volgende dag bestellen. Dat kunnen we waarmaken dankzij onze eigen slagerij, vishandel en groenteafdeling.” Wendbaarheid richting de klant vraagt natuurlijk ook om wendbaarheid achter de schermen.

De kortste route van inklokken naar uitbetalen

Processen mogen een organisatie niet hinderen, maar moeten juist geruisloos verlopen. Tussen inklokken, uitklokken en uitbetalen wil je zo min mogelijk menselijke handelingen. “Daarom zocht ik contact met Boudewijn (Boudewijn van Bergen, accountmanager bij Nedap, red.). Ik kende Nedap al vanuit de uitzendbranche waarin ik heb gewerkt en ik wilde weten wat ze met Flux voor ons konden betekenen. We brachten samen de potentiële tijdwinst in kaart.

Integratie Flux en PayperOne

Payper helpt bedrijven met een probleemloze salarisverwerking. Aan de basis van die salarisverwerking staan de data uit het urenregistratiesysteem. Belangrijk dus dat urenregistratie en salarisadministratie met elkaar communiceren. Dan krijg je een zuivere, uniforme datastroom waardoor de verloning altijd strookt met de gewerkte uren.

Kim was betrokken bij de koppeling tussen Flux en Payper. “En dat was een primeur”, vertelt zij. “De eerste casus waarbij we integreerden met software van Nedap. Met Karen (Karen Harkink, implementatiemanager bij Nedap, red.) heb ik de mogelijkheden besproken en zo kwamen we tot een koppeling waarbij de urenregistraties uit Flux foutloos in PayperOne komen voor een juiste verloning.”

Karst vult aan: “Onze oude payroll-partij bood ook niet de mogelijkheid om nieuwe medewerkers snel toe te voegen. Ook daarin zaten weer zoveel tussenstappen en fiatteringen, dat het soms wel een week duurde voordat een nieuwe flexkracht ook echt aan het werk kon. Dat is onwerkbaar als je snel je flexibele schil wilt opschalen. In PayperOne daarentegen worden nieuwe flexkrachten razendsnel geactiveerd en kloppen alle administratieve gegevens ook direct. Daardoor kunnen ze meteen beginnen en klokken via Flux. Ook het implementatietraject van PayperOne is heel soepel verlopen.”

Inzicht voor medewerkers

Met Flux als kloksysteem voor vast en flex, gekoppeld met PayperOne voor correcte verloning, heeft VHC ActiFood nu een gestroomlijnd proces. Alle tijdrovende en foutgevoelige handelingen zijn verdwenen uit dit proces. “Daarnaast hebben medewerkers nu altijd en overal zicht op hun saldo’s, zoals verlof en tijd-voor-tijd. Ze hoeven daarvoor niet naar de HR-afdeling, maar zien dit zelf in de online omgeving van Flux. Dat geldt trouwens ook voor de leidinggevenden, waardoor zij ook beter kunnen toezien op het welzijn van medewerkers. Als iemand door veel overuren een hoog verlofsaldo heeft opgebouwd, dan wordt het tijd om dit verlof op te nemen”, aldus Karst.

Hij vervolgt: “De draadloze readers van Flux hebben we op verschillende afdelingen hangen. Daardoor hebben we nu ook de loonkosten beter inzichtelijk per afdeling. Dat is natuurlijk ook een bijkomend voordeel.”