PayperOne (update) Gebruiks­vriendelijkheid

PayperOne zoals je het kent is in een nieuw jasje gestoken. Payper wil jou als klant natuurlijk zo goed mogelijk bedienen en PayperOne speelt hier een grote rol in. De processen in PayperOne zijn daarom goed onder de loep genomen en vervolgens geoptimaliseerd. Het werken in PayperOne gaat met deze update nog sneller en simpeler.

Dit is wel een hele verandering en dat is altijd even wennen. We brengen je daarom graag compleet op de hoogte van de wijzigingen.

De hoofdpagina

De nieuwe hoofdpagina is voortaan de centrale plek van waaruit je werkt. Alle acties en handelingen voer je uit vanuit de hoofdpagina. De menubalk is daarom flink ingekort. In de nieuwe menubalk heb je alleen nog maar de knop om altijd terug te keren naar de hoofdpagina. Daarnaast kun je via de menubalk contact opnemen met Payper. Op de hoofdpagina vind je 4 kopjes van waar je direct alle acties kunt uitvoeren:

Menubalk

Waar je voorheen het HRplatform in de menubalk zag is nu een kleine aanpassing doorgevoerd. De knop “HOOFDPAGINA” zorgt ervoor dat je altijd terug kunt navigeren naar de hoofdpagina. Wil je contact opnemen met Payper? Dan doe je dat via “NEEM CONTACT OP”.

Onderaan de hoofdpagina staat de KENNISBANK. Hier vind je relevante kennisbank artikelen om jouw vraag te beantwoorden. Mocht het antwoord op jouw vraag hier niet tussen staan? Maak dan een case aan.

Via “OVER PAYPER” kom je direct op onze website terecht waar je toegang hebt tot nog meer relevante informatie.

Een nieuwe functie op de hoofdpagina is de zoek mogelijkheid. Via de zoekfunctie kun je PayperOne doorzoeken met vragen, namen van medewerkers of andere relevante zoektermen.

Het notificatie icoon is ongewijzigd gebleven. Indien er taken voor jou klaar staan of andere notificaties kan je dat hieronder terug vinden.

Wil je jouw account gegevens inzien of bepaalde instellingen wijzigen? Klik dan op jouw gebruikersnaam. Onder “mijn instellingen” kan je jouw profiel personaliseren door een foto toe te voegen. Bij “mijn account” tref je de gegevens van het bedrijf.

Nieuws

De nieuwsfeed is ongewijzigd gebleven. Hierop plaatst Payper nog steeds belangrijke updates omtrent de dienstverlening, het systeem of nieuws uit de branche.

Kennisbank

Als je op de hoofdpagina naar beneden scrolt kom je aan bij de kennisbank artikelen. Hierin vind je het antwoord op jouw vragen omtrent functionaliteiten in het systeem, de wet- en regelgeving, juridische vraagstukken etc. Tevens kun je de kennisbank raadplegen door “HOE KUNNEN WIJ JE HELPEN?” te gebruiken. Kom je er echt niet uit? Dan kan je uiteraard altijd een case aanmaken onder de pagina “NEEM CONTACT OP”.

Menu

Zoals eerder vermeld is de navigatie in PayperOne geoptimaliseerd. Vanaf heden kan je vanaf de hoofdpagina overal naar toe navigeren. Daarnaast is er een nieuwe functionaliteit toegevoegd: “Mijn taken”. Wat er voor zorgt dat jij altijd inzicht hebt in de openstaande acties die nog uitgevoerd dienen te worden. Lees hieronder meer!

Mijn taken

Mijn taken is een nieuwe functionaliteit speciaal ontwikkeld om jou te allen tijde inzicht te geven in de acties die nog doorlopen moeten worden. Achter het onderwerp staat aangegeven of er een openstaande taak is door middel van het aantal tussen haakjes weer te geven. Hieronder wordt per onderwerp uitgelegd wat de taak betreft en welke actie hieraan vast hangt.

Af te ronden inschrijvingen: Zodra je begint met het inschrijven van een nieuwe medewerker en je de inschrijving niet gelijk af kan maken ontstaat er een taak af te ronden inschrijvingen. Dit betreft dus alle lopende inschrijvingen met medewerkers die nog niet in dienst zijn. Klik links op het potloodje om de actie verder af te handelen. Doorloop de openstaande vragen totdat je de laatste stap “arbeidsvoorwaardenArbeidsvoorwaarden zijn de voorwaarden of afspraken die de basis vormen voor de relatie tussen een werkgever en een werknemer.” heb voltooid. Pas na goedkeuring van Payper is de medewerker in dienst.

Afgewezen medewerkers: Wanneer je een medewerker hebt ingeschreven en ingediend ter goedkeuring bij Payper doen wij nog een laatste controle. Dit om er zeker van de zijn dat alle gegevens juist zijn ingevoerd. Indien er gegevens incorrect zijn zal Payper de medewerker afwijzen. Jij krijgt hier een notificatie en taak van met de reden van afwijzing. Doorloop de vragen en vul de onjuiste gegevens aan met juiste informatie.

Te controleren medewerkers: Wanneer je een medewerker hebt uitgenodigd voor inschrijving en de medewerker zijn/haar gegevens indient moet je deze nog controleren. Je krijgt dan een notificatie en taak om deze actie af te handelen. Via het potloodje aan de linkerkant kun je de ingevoerde gegevens controleren en vervolgens goedkeuren of afwijzen. Indien de gegevens van de medewerker incorrect zijn klik je op afwijzen. De medewerker ontvangt dan een notificatie met welke gegevens onjuist zijn om deze aan te passen en de gegevens opnieuw in te dienen ter goedkeuring.

Te verlengen medewerkers:Alle medewerkers die in dienst zijn moeten na een bepaalde periode een voorstel arbeidsduur ontvangen of een nieuwe arbeidsovereenkomstArbeidsovereenkomst: Een Essentieel Document voor Werkgevers en Werknemers Wat is een Arbeidsovereenkomst? Een arbeidsovereenkomst is een juridisch bindend document dat verkrijgen, omdat de oude afloopt. Voorheen kon je dit soort acties doorvoeren onder de noemer HRacties. Wanneer van toepassing krijg je een notificatie en taak. Klik links op het potloodje om de actie af te handelen.

Te controleren uren: Indien je er voor hebt gekozen om jouw medewerkers de uren in te laten voeren, krijg je een notificatie en een taak wanneer zij uren hebben ingevoerd. Onder te controleren uren, tref je de uren welke je moet controleren, wijzigen en goedkeuren.

Mijn medewerkers

Medewerkers en arbeidsvoorwaarden: Hier tref je een overzicht van al je medewerkers en de status hiervan. Bij al jouw medewerkers kun je via het potloodje wijzigingen doorvoeren. De actie welke je kunt doorvoeren is uiteraard afhankelijk van de status van de medewerker. Indien een medewerker in dienst is kun je bijvoorbeeld de medewerkersgegevens wijzigen, de medewerker uit dienst melden en de arbeidsvoorwaarden wijzigen. Met het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden wordt onder andere bedoeld het aanmaken van een nieuwe plaatsing of het wijzigen van het bruto uurloon.

Als je doorklikt op de naam van de medewerker zie je de volledige medewerkersgegevens (ongewijzigd). Denk hierbij aan de NAW gegevens, de arbeidsovereenkomst, de plaatsing, de loonstroken, de documenten en overige belangrijke gegevens. Bovenaan de pagina zie je de status waar de medewerker momenteel zich in begeeft.

Ben je bijvoorbeeld nog bezig met de inschrijving van de medewerker dan zie je dat “inschrijven medewerker” gekleurd is. Klik dan op “medewerker flow” om de inschrijving af te maken. Dit kan ook gemakkelijk via de hoofdpagina via Mijn taken.

Nieuwe medewerker inschrijven: Wil je een nieuwe medewerker zelf in schrijven of uitnodigen voor inschrijven? Klink dat op deze knop. Je komt nu vanzelf in een scherm terecht waar je de keuze kunt maken hoe je de medewerker wilt inschrijven. Schrijf je de medewerker zelf in en heb je niet alle gegevens compleet? Klik dan op “onderbreken” links onder. Dan zal de inschrijving blijven staan totdat de medewerker volledig in dienst is (inclusief arbeidsovereenkomst dus). Je kunt dan onderaan de pagina de gepauzeerd flow hervatten.

Mijn uren

Uren invoeren: Deze pagina is ongewijzigd gebleven. Je heb hier het overzicht van alle definitieve plaatsingen. (en via het vinkje ook de mogelijkheid gesloten plaatsingen te tonen). Wil je de uren invoeren, klik  dan op het plaatsingsnummer en je kunt direct de uren verwerken.

Uren controleren: Indien jouw medewerkers de uren invoeren dien jij deze uiteraard nog goed te keuren. Via het scherm Uren controleren heb je in één overzicht alle te controleren uren inzichtelijk. Klik op het plaatsingsnummer, controleer de uren en klik vervolgens op goedkeuren/indienen.

Mijn inzichten

Mijn inzichten: Voorheen zag je op de hoofdpagina het dashboard, deze rapportages hebben we verplaatst naar ‘Mijn inzichten’. Je treft hier nog steeds de meest belangrijke inzichten voor jouw organisatie.

Mijn facturen: Deze pagina geeft jou inzicht in alle facturen. Daarmee niet alleen het daadwerkelijke document, maar ook de periode, de betaalstatus en het totaalbedrag. Super makkelijk voor jou om te zien welke facturen binnen zijn gekomen, welke zijn verwerkt en welke betaald moeten te worden.

Servicepagina

De service pagina is de pagina waar jij contact kunt opnemen met onze klantenservice. Ben je niet ingelogd in PayperOne, maar wil je wel snel antwoord op je vraag? Dan kun je terecht op de servicepagina.

De servicepagina wordt net als de nieuwe PayperOne pagina gelanceerd om het jou makkelijker te maken. Je kunt dus zonder in te loggen al belangrijke informatie in de kennisbank vinden. In sommige kennisbank artikelen zal je een link vinden die jou door verwijst naar jouw persoonlijke PayperOne omgeving waarvoor je dan wel moet inloggen. Op de servicepagina kun je dus makkelijk antwoord vinden op de vragen die je hebt zonder in te loggen. Staat jouw vraag hier niet tussen en wil je contact opnemen met Payper? Dan kan je ook via de servicepagina contact opnemen door een case aan te maken.