Waarom uitzendbureaus de backoffice uitbesteden

De flexibilisering van de arbeidsmarkt lijkt een structurele trend. Het aantal vaste contracten blijft dalen en de vraag naar flexibiliteit blijft stijgen. Wij verwachten geen grote ommekeer van deze trend naar meer flexibele contractvormen. Het aandeel vaste contracten blijft dalen, ook bij lage werkloosheid. Gevolg van deze trend is het aantal nieuwe uitzendbureaus die als paddenstoelen uit de grond zijn geschoten. Startende ondernemers zien een gat in de markt en springen daar massaal in. Het starten van een uitzendbureau is niet heel ingewikkeld. Iedereen kan een uitzendbureau beginnen, daar heb je geen vergunning of toestemming voor nodig en daaraan worden geen bijzondere eisen gesteld. Eenmaal gestart blijkt dat het correct runnen van de backoffice van een uitzendbureau dat wel is. Meer en meer uitzendbureaus kiezen hierdoor om de backoffice uit te besteden. Dit geldt voor zowel startende uitzendbureaus als gevestigde namen. 

Wat is de reden dat steeds meer uitzendbureaus kiezen voor het uitbesteden van een backoffice?

✓ Wet- en regelgeving

Een uitzendbureau starten is meer dan vraag en aanbod bij elkaar brengen. Naast de werving en selectie komen er administratieve taken bij zoals het contractbeheer van de flexkrachten, correct en tijdig verlonen van deze flexkrachten volgens de juiste wet- en regelgeving en het juist afdragen van premies aan de Belastingdienst. Dit vraagt om de nodige kennis. We merken dat met name startende uitzendbureaus vaak niet bekend zijn met de geldende cao’s en regelgeving. Onvoldoende kennis kan leiden tot fikse boetes.

Door de backoffice uit te besteden geef je zowel de administratieve rompslomp als de juridische risico’s uit handen. Je backoffice partner bezit alle nodige kennis waar je een beroep op kunt doen met de zekerheid dat je flexkrachten altijd correct worden verloond. De backoffice uitbesteden is dus een vorm van risicobeheersing.

✓ Tijd en ruimte voor de corebusiness: werving en selectie

De backoffice van een uitzendbureau is vaak het hart van de onderneming. Contracten opstellen, werkuren verwerken, salarissen uitbetalen gebeurd allemaal op de backoffice. Hoe meer uitzendkrachten je aan het werk hebt, hoe meer werk erbij komt kijken. Naast het administratief verwerken ben je ook verantwoordelijk voor fase overgangen en dus het tijdig aanzeggen van medewerkers. Wil je alle administratie en signaleringen goed inrichten dan ben je enorm veel tijd kwijt. Tijd die je wilt inzetten voor het werven van flexkrachten en nieuwe klanten. Uitbesteden van de backoffice levert ondernemers meer tijd op.

Geen zorgen meer over het contractbeheer, signaleringen of verlengingen, verloningen en loonstroken, maar doen waar jij goed in bent en de focus op de groei van je uitzendbureau.

✓ Certificeringen en verklaringen

De uitzendbranche kent verschillende certificeringen en verklaringen. Denk daarbij aan de NEN4400-1 en het SNA keurmerk. Deze certificeringen geven de zekerheid dat het uitzendbureau voldoet aan hoge kwaliteitseisen. Deze certificeringen eisen namelijk van uitzendbureaus dat zij voldoen aan de verplichtingen uit arbeid zodat opdrachtgevers zo min mogelijk financieel risico lopen en vrijgesteld zijn van inlenersaansprakelijkheid. Het behalen en behouden van deze certificeringen is echter arbeids- en kennisintensief. Startende uitzendbureaus kiezen daarom om de backoffice uit te besteden zodat zij kunnen leunen op de certificeringen van de backoffice partner.

Door het uitbesteden van de backoffice heb je de zekerheid dat je flexkrachten correct en volgens goed werkgeverschap worden verloond door een partner die voldoet aan de strenge kwaliteitseisen van de uitzendbranche. Je opdrachtgevers hebben de zekerheid dat zij niet achteraf tegen onverwachte kosten aanlopen.

✓ Snelle groei - liquiditeit

Snelle groei van je uitzendonderneming kan reden zijn om de backoffice uit te besteden. Snelle groei staat gelijk aan veel werk in de uitzendbranche. Het betekent dat je meer flexkrachten hebt geplaatst en dat zij meer uren hebben gewerkt. Deze flexkrachten moeten allemaal netjes een arbeidsovereenkomst krijgen en het salaris moet correct en tijdig verwerkt worden. Dit kan, ondanks de drukte, niet blijven liggen. Tevens heb je voldoende liquide middelen nodig om de lonen te kunnen betalen voordat de facturen van de opdrachtgevers zijn voldaan. Bij groei lopen deze bedragen vaak hard op. Een oplossing is het uitbesteden van de backoffice. De administratieve taken worden door de backoffice partner overgenomen. Tevens zorgen zij voor de verloning van je flexkrachten.

Hoef je je geen zorgen meer te maken of er voldoende geld in kas is voor het betalen van de lonen. Je weet ook direct dat alle administratieve taken zijn ondervangen.

✓ Systeem - software

Een modern uitzendbureau kan niet zonder een goed softwaresysteem. De tijd van excel lijsten is voorbij en door de digitalisering verwacht je klant en je flexkracht een goed werkend systeem inclusief inzichten. De aanschaf van een systeem vraagt om een stevige investering. Voor startende ondernemers in de uitzendbranche is het erg lastig om die investering te maken. Een mogelijkheid om toch toegang te krijgen tot een goed werkend systeem is door de backoffice uit te besteden.

Door samen te werken met een backoffice partner krijg je toegang tot software die specifiek is ontwikkeld om uitzendbureaus te ontzorgen. Zo geniet je van de voordelen van goede software zonder zelf de hoofdprijs te betalen.

Wat je reden ook is om de backoffice uit te besteden, je doet er goed aan! Het geeft je als ondernemer in de uitzendbranche weer tijd en ruimte om te doen waar je goed in bent. Het geeft je de zekerheid dat flexkrachten worden verloond volgens de juiste wet- en regelgeving en dat je opdrachtgevers niet onverwacht tegen extra kosten aanlopen. Daarnaast heb je direct toegang tot goede uitzendsoftware die je onderneming verder professionaliseert. Je gaat er dus altijd op vooruit.