Erik Marchal – Payroll duur? Onzin!

Door payroll de personele kosten tot de helft goedkoper maken? Dat kan zeker!Erik Marchal

Ik krijg nogal eens te horen dat Payroll een dure constructie is. Tóch is dit een groot en bovenal hardnekkig misverstand. Sterker nog, in heel veel gevallen kan Payroll namelijk gemakkelijk 50% goedkoper zijn dan arbeidskrachten in vaste dienst.

De bewering dat Payroll zo duur is, wordt deels gemaakt op basis van onwetendheid en deels op aannames. De eerste gedachte die opkomt is dat elke dienstverlening die uitgevoerd wordt door een derde, geld kost. En dit klopt natuurlijk ook. Maar zet deze kosten voor de volledigheid nu eens af tegen de kosten die Payroll reduceert en je krijgt ineens een héél ander verhaal.

Gemiddeld hebben organisaties een flexibele schil van 20%. De overige 80% is in vaste dienst.

De meest voorkomende vorm van flexibel werk is in dienst zijn bij de werkgever op een flexibel contract. En gemiddeld wordt maar liefst tweederde van de flexibele schil ingevuld door deze medewerkers. Daarna volgt het inhuren van medewerkers via een oproepcontract in eigen dienst, gevolgd door detacheren en het inhuren van ZZP’ers.

Daar waar het om uitzendkrachten gaat, is de kostenbesparing al aanzienlijk. De uitzendkracht is per uur altíjd goedkoper dan een vaste kracht. De indirecte kosten van werven, administratie, arbeidsongeschiktheid en afscheid worden hierbij zelfs buiten beschouwing gelaten. De werkgever betaalt namelijk alleen voor de productieve uren van een uitzendkracht. Een vaste kracht die voor 1600 uur betaald in dienst is – 40 weken van 40 uur – gaat dertig dagen op vakantie en is zes procent van de tijd ziek. Met een beetje mazzel blijven er dus 1200 productieve uren over. Vanuit deze visie is een uitzendkracht 25 procent goedkoper.

Trekken we de kostenreductie echter door, dan is Payroll nóg eens 25 procent goedkoper dan een uitzendkracht. Daar waar de uitzendbureaus een hoge omrekenfactor (tarief waar kosten en marge in verwerkt zijn) hanteren, blijft Payroll dichtbij de kostprijs. Zij hoeven namelijk geen wervingskosten in rekening te brengen bij de klant. Een slimme klant weet dus wanneer de kosteloze overname van een uitzendkracht mogelijk is en plot deze dan, via een overstapservice, bij een Payroll organisatie in. Voor een minimum uurloon scheelt dat al snel 5 euro per gewerkt uur.

Meer dan de moeite waard dus! Oftewel, een 50% kostenreductie via Payroll is zeker geen gebakken lucht. Het is eerder gemeengoed.

Voor het overgrote deel van de flexibele schil die werkgevers op een flexcontract hebben, is Payroll eveneens een zeer interessante optie. De risico’s die uitbesteed worden zijn talrijk. Van loonadministratie tot juridisch werkgeverschap en van flexibele contractvormen tot ziekterisico.

Vooral het ziekterisico behoeft nader overleg.

Een zieke werknemer kost tweeënhalf keer de brutoloonkosten. Buiten de eventuele omzet, moet de zieke werknemer ook nog eens worden vervangen door ingehuurde krachten of door collega’s (overuren). Veel indirecte kosten worden niet eens meegerekend. Denk hierbij aan werving- en selectiekosten. Het loont dus de moeite om deze kosten uit te bannen.

Het volgende rekenvoorbeeld laat dit duidelijk zien.

Kosten ziekte/verzuimende werknemer per dag uitgaande van een gemiddeld jaarinkomen in Nederland van 35.000 EUR (cijfers CPB, 2014)

  • Loondoorbetaling € 153,-
  • Kosten vervanging € 146,-
  • Verlies productie/dienst € 60,-
  • Kosten arbodienst rekening € 60,-
  • Verzuimbegeleiding € 7,50

Totaal verzuimkosten € 410 per dag

Dat is schrikken, toch? Hopelijk heb ik dus kunnen laten zien tot welke voordelen Payroll kan leiden. Overigens heb ik het dan nog niet eens gehad over correcte toepassing van CAO’s, betaling van salarissen, naleving van wet- en regelgeving van het arbeidsrecht en tijdige afdracht van belastingen en premies. Kortom, we hebben wellicht nog wel wat meer te bespreken.

Erik Marchal
Commercieel Manager

Erik is een ervaren commercieel manager met bewezen kennis van de HR branche. Bekwaam in B2B Sales, Operations Management, Coaching en Recruiting. Een professional met een Bachelor of Business Administration (BBA) op het gebied van Facility Management van Haagse Hogeschool / TH Rijswijk.