Hoe de nieuwe klokkenluidersregeling uw organisatie kan beschermen en verbeteren

Als werkgever ontdek je dat een van je medewerkers een ernstige overtreding van een wettelijke of maatschappelijke norm heeft gemeld. Dit kan bijvoorbeeld fraude, corruptie, discriminatie, milieuvervuiling of schending van mensenrechten zijn. Hoe zou je in deze situatie reageren?

Je kunt de melder natuurlijk ontslaan, intimideren, pesten of isoleren. Maar dat is niet alleen onethisch, maar ook zeer onverstandig. Je loopt dan namelijk het risico om een boete of dwangsom te krijgen van de Inspectie SZW, of nog veel erger, reputatieschade op te lopen door een klokkenluiderszaak. Bovendien los je het probleem niet op, maar maak je het alleen maar erger.

Je kunt ook anders reageren. Je kunt de melder bedanken voor zijn of haar moed en integriteit, en de melding serieus nemen en onderzoeken. Je kunt het probleem zo snel mogelijk oplossen, en eventuele verbeteringen doorvoeren in jouw organisatie. Je kunt de melder beschermen tegen mogelijke represailles, en hem of haar op de hoogte houden van het verloopPersoneelsverloop is een veelvoorkomend probleem voor veel ondernemers. Het kan duur zijn om werknemers te vervangen en het kan ook van het onderzoek. Zo toon je aan dat je een betrouwbare en verantwoordelijke werkgever bent, die het algemeen belang respecteert en nastreeft en eerlijkheid van werknemers beloont.

Wat is het verschil tussen deze twee reacties? Het verschil is dat de tweede reactie voldoet aan de nieuwe Wet bescherming klokkenluiders (Wbk), die sinds 18 februari 2023 van kracht is. Deze wet vervangt de oude Wet Huis voor klokkenluiders en komt voort uit een Europese richtlijn die de rechtsbescherming van klokkenluiders in de hele EU wil verbeteren. De Wbk verplicht werkgevers om een interne meldregeling op te stellen, waarin staat hoe zij omgaan met meldingen van misstanden, wie de vertrouwenspersoon is en hoe de anonimiteit van de melder wordt gewaarborgd. Ook moeten werkgevers hun werknemers en andere personen die werkgerelateerde activiteiten verrichten voor hun organisatie informeren over de mogelijkheid om een melding te doen bij het Huis voor klokkenluiders, een onafhankelijke instantie die advies en ondersteuning biedt aan klokkenluiders.

De Wbk is belangrijk, omdat klokkenluiders een belangrijke rol spelen in het signaleren en bestrijden van misstanden in de samenleving. Klokkenluiders dragen bij aan de integriteit, transparantie en verantwoording van organisaties, en aan het vertrouwen van het publiek in deze organisaties. Klokkenluiders verdienen daarom goede bescherming, zodat zij zonder angst voor represailles hun melding kunnen doen.

De Wbk is ook belangrijk, omdat het voorkomen en aanpakken van misstanden in het belang is van de werkgevers zelf. Misstanden kunnen immers leiden tot financiële schade, reputatieschade, juridische risico’s, verlies van klanten, medewerkers of partners, of zelfs tot het faillissement van de organisatie. Door een goede interne meldregeling te hebben, kunnen werkgevers misstanden tijdig opsporen en oplossen, en zo hun organisatie beschermen en verbeteren.

Als mkb/ mkb+ (met meer dan 50 maar minder dan 250 werknemers) werkgever bent u verplicht om uiterlijk op 17 december 2023 te voldoen aan de Wbk. Dat betekent dat u de volgende stappen moet nemen:

• Stel een interne meldregeling op of pas uw bestaande meldregeling aan. De meldregeling moet voldoen aan de eisen die de Wbk stelt, zoals het aanwijzen van een vertrouwenspersoon, het garanderen van de anonimiteit van de melder, het geven van informatie over het verloop van het onderzoek, en het behandelen van anonieme meldingen. U kunt gebruikmaken van deze brochure die is opgesteld door Het huis voor Klokkenluiders als extra hulp.
• Informeer uw werknemers en andere personen die werkgerelateerde activiteiten verrichten voor uw organisatie over de interne meldregeling en over de mogelijkheid om een melding te doen bij het Huis voor klokkenluiders of een andere bevoegde autoriteit. U kunt dit doen via uw intranet, personeelshandboek, nieuwsbrief, website, of andere communicatiekanalen.
• Behandel eventuele meldingen van misstanden zorgvuldig en volgens de interne meldregeling. Zorg ervoor dat u de melder niet benadeelt vanwege zijn of haar melding, en dat u eventuele problemen zo snel mogelijk oplost. Als u twijfelt over hoe u een melding moet behandelen, kunt u advies vragen aan het Huis voor klokkenluiders of aan een juridisch adviseur.

Als je deze stappen volgt, blijf je helemaal op de hoogte van de nieuwe klokkenluidersregeling. Zo voorkom je niet alleen een boete of een dwangsom, maar vergroot je ook het vertrouwen en de loyaliteit van medewerkers, klanten en partners. Wil je meer weten over de gedetailleerde stappen die je moet volgen? Kijk dan op deze pagina van de rijksoverheid.

Heb je hulp nodig bij de klokkenluidersregeling en andere HR-zaken? Merk je dat je vanwege de vele wetswijzigingen minder tijd overhoudt voor HR-zaken die er echt toe doen?  Dan ben je bij Payper aan het juiste adres. Wij zijn dé partner voor jouw HR-vraagstukken en bieden je een flexibele en betrouwbare service op maat.

Wil je meer weten over hoe Payper jou kan ondersteunen en ontzorgen bij jouw HR-vraagstukken zoals onder andere een klokkenluidersregeling? Neem dan contact met ons op via ons telefoonnummer +31(0)76 544 93 45 of via info@payper.nl. Wij staan voor je klaar!