HRM leuk en gemakkelijk gemaakt dankzij PayperOne

PayperOne in de praktijk: In gesprek met Sales over de impact van PayperOne

Erik Marchal | Commercieel Manager & Bart Gerritsen | Franchiser

Erik Marchal
Ervaren Commercieel Manager met ervaring in de human resources industrie. Bekwaam in Sales B2B, Operations Management, Coaching en Recruitment.

Bart Gerritsen
Bedreven commerciële kracht die zijn ervaring heeft opgedaan in de IT en HR markt. Vaardig met o.a. Spin-selling en Challenger sales, zowel op mkb als corporate niveau.

‘Gemak dient de mens’. Het spreekwoord voelt aan als een dooddoener maar het is de waarheid, vooral nu in het digitale tijdperk. HR gemakkelijk en toegankelijker maken, dat is ons doel met PayperOne, aldus Erik Marchal. ‘Sinds de lancering van PayperOne in februari werken we hard aan onze doelen en dat merken onze klanten. We bevinden ons in een tijd van digitaliseringDigitalisering is het proces waarbij bedrijven analoge informatie omzetten in digitale vorm en technologie gebruiken om bedrijfsprocessen te verbeteren, nieuwe en automatisering. Alles moet snel, gebruiksvriendelijk, overzichtelijk maar vooral gemakkelijk zijn. Als dienstverlener zijn het bekende trends waarin je in mee moet om concurrerend te blijven.’

In 2016 is de ontwikkeling gestart van PayperOne, ons in eigen beheer ontwikkelde online payroll platform. De ontwikkeling van PayperOne was een logische stap naar aanleiding van de trends en de ontvangen feedback van onze klanten. In februari 2017 is PayperOne officieel gelanceerd.

Inmiddels zijn we een half jaar verder. We gaan in gesprek met zowel Erik en Bart, onze interne als externe salesmedewerkers, over de impact van PayperOne voor onze klanten, medewerkers en de interne organisatie.

Wat is PayperOne?

Erik: PayperOne is ons online payroll platform dat in eigen beheer is ontwikkeld. Het systeem werkt via iedere browser. Een simpel en gebruiksvriendelijk systeem voor het verlonen van payrolling medewerkers. PayperOne draait op Salesforce, de wereldleider in cloudbased CRM-software.

Bart: Het is meer dan alleen een payroll systeem om medewerkers te verlonen, dat is slechts de basis. PayperOne biedt namelijk ook HR inzichten. We helpen de klant naast het verlonen dus ook verder met het zo efficiënt mogelijk indelen van de flexibele schil. Nog een pluspunt van PayperOne is dat alle processen geautomatiseerd en gedigitaliseerd zijn.

Een mooi voorbeeld is de fase signalering. Wanneer een medewerker tegen het einde van de contractdatum komt, dan krijgt de klant een melding in PayperOne met de simpele vraag: ‘verlengen?’ Kiest de klant voor ‘ja’ dan wordt er automatisch een nieuwe overeenkomst opgesteld en verstuurd naar de werknemer. Vervolgens kan de werknemer de overeenkomst digitaal ondertekenen vanuit zijn eigen PayperOne omgeving. Geen gedoe meer met papier! PayperOne maakt HR leuk en gemakkelijk.

Hoe bevalt PayperOne?

Bart: Erg goed! Wij werken er zelf ook mee. Omdat er we zelf mee werken kennen we het systeem door en door. Dat is fijn als je bij een klant aan tafel zit. Het resultaat mag er zijn. We worden momenteel steeds vaker als partner uitgekozen door het gebruiksvriendelijke en inzichtelijke systeem.

We zitten naast onze klanten om goed te luisteren naar de behoefte. Deze behoefte kunnen we omzetten naar concrete functionaliteiten in PayperOne. Dat is het grote voordeel van een systeem in eigen beheer ontwikkelen. We kunnen hierdoor snel probleemoplossend werken voor de klant.

Klinkt goed maar heb je hier een praktijkvoorbeeld van?

Bart: De PayperOne omgeving kan specifiek ingericht worden op de wensen van de klant. Een mooi voorbeeld is een callcenter in het noorden van het land. Voor salescalls krijgen de medewerkers verschillende incentives uitbetaald. Het oude systeem van de klant kon deze incentives niet correct verwerken, tevens was het een tijdrovende klus om per agent de incentives te verwerken.

In PayperOne kunnen we per klant specifieke eisen verwerken in de omgeving. Zo hebben we voor het callcenter verschillende looncomponenten verwerkt in de werkurenbriefjes waardoor extra vergoedingen makkelijk en overzichtelijk verwerkt kunnen worden.

Voorheen was het verlonen een lastige klus voor de HR medewerker. Door het gemak van PayperOne voeren nu de medewerkers zelf de gewerkte uren en bonussen in. HR hoeft alleen nog maar de werkbriefjes te controleren en goedkeuren. Dat levert weer een flinke tijdsbesparing op!

Het gaat dus om gemak en inzicht bij PayperOne. Ik kan me echter voorstellen dat de concurrentie vergelijkbare software aanbiedt. Waarin onderscheidt PayperOne zich?

Erik: De kracht van PayperOne zit in het eigen beheer. Payper Labs is ons eigen ontwikkelteam. Zij werken dagelijks aan het uitbreiden en verbeteren van PayperOne. De ontwikkelaars van Payper Labs werken nauw samen met Sales en de operatie van Payper. De feedback van de klanten en van de interne operatie is voeding voor nieuwe functionaliteiten binnen PayperOne. Mocht onze salesafdeling bij een potentiële klant zitten met specifieke verzoeken dan kunnen we het voorleggen bij Payper Labs. Zo kunnen we per klant erg specifiek PayperOne inrichten op basis van de echte behoefte van onze klant. Maatwerk dus.

Bart: PayperOne biedt daarnaast transparantie in de kosten. Er zijn tijdens de implementatie geen opstart- of vaste kosten. We werken met een omrekenfactor zonder verborgen kosten. Deze factor is per plaatsing terug te zien in PayperOne. Klanten komen zo niet voor onverwachte verrassingen. Hiermee creëren we overzicht en de klant heeft altijd inzicht in de kosten.

“Zo kunnen we per klant erg specifiek PayperOne inrichten op basis van de echte behoefte van onze klant. Maatwerk dus.”

Wat betekent PayperOne voor de opdrachtgevers/klanten?

Erik: Verloning en administratie is niet de core business van veel ondernemingen, maar wel een belangrijke taak die hoort bij het ondernemerschap. Zodra de betaling van het salaris niet goed gaat ontstaat er onvrede bij medewerkers, daarom is het een kritische handeling.

Een ondernemer is hiervoor niet opgeleid en heeft vaak onvoldoende kennis. Een goede verloning is niet simpel en komt meer bij kijken dan men denkt. Denk hierbij aan het toepassen van de juiste cao met de juiste toeslagen en vergoedingen. Een klus waarvoor kennis van zaken zeker nodig is. Deze kennis is vaak niet aanwezig. Voor ondernemers is het dan tijd om een kennispartner aan te haken.

PayperOne denkt mee met de klant. We maken HR gemakkelijk. Dit levert de klant weer tijdwinst op om zich te richten op de core business. Dit geldt trouwens ook voor de publieke sector waar vaak een andere inrichting wenselijk is.

Bart: Met PayperOne heeft de klant controle. Niet alleen controle door inzicht maar ook controle op de HR gegevens. Inzicht in de lopende arbeidscontracten met de daarbij behorende opgebouwde reserveringen en salarissen van de medewerkers.

Klanten kunnen medewerkers in PayperOne een verzoek tot inschrijving per mail versturen. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de gegevens. Na 3 dagen nog geen gegevens ingevoerd? Dan krijgt zowel de medewerker als de klant een melding.

Dit geldt ook voor de verwerking van de uren. Dit kan op verschillende manieren worden verwerkt: door de intermediair, de eindklant en door de medewerker zelf. De intermediair behoudt echter de controle. De gewerkte uren ingevoerd door eindklant of medewerker komen voor verwerking nog ter controle terecht bij de intermediair. Dankzij PayperOne heeft de klant dus controle over zijn personeelsbestandWat is een Personeelsbestand? Alles over het Personeelsbestand: Definitie, Beheer en Impact Definitie van een Personeelsbestand: Een personeelsbestand vertegenwoordigt de. Dit geeft een ondernemer rust en overzicht en zorgt voor een flinke tijdsbesparing. Deze tijd kan de klant weer nuttig inzetten in zijn onderneming.

Klinkt makkelijk, maar wat als een klant er niet uit komt?

Erik: Het is een gebruiksvriendelijk systeem met een volle kennisbank aan artikelen waarin de meest gestelde vragen worden behandeld. Deze kennisbank is direct via PayperOne te raadplegen. Mocht de vraag toch niet in de kennisbank zijn verwerkt dan kan de vraag via PayperOne in de vorm van een case worden gesteld. Deze case wordt door ons Customer Contact Team opgepakt. De status van de case is te volgen via PayperOne. Mocht er spoed bij zijn dan zit er een team van payroll professionals klaar om telefonisch te ondersteunen. De klant staat er niet alleen voor!

Wat is jullie conclusie over PayperOne?

Erik: Een platform dat zeer gebruiksvriendelijk en volledig is en Payper futureproof maakt. Gezien de concurrerende markt is PayperOne een middel om een aanzienlijk verschil te maken. Dit gaat de klant merken.

Bart: Eens. Een veelgehoord probleem is dat je bijna een IT expert moet zijn om gebruik te maken van een Payroll systeem. Dit is dus met PayperOne definitief verleden tijd. De klant kan doen waar hij/zij goed in is zonder kopzorgen over juridisch werkgeverschap, verloningsvraagstukken en ziekteverzuim.

Benieuwd naar PayperOne voor jouw bedrijf?

Onze medewerkers gaan graag met jou het gesprek aan over de mogelijkheden van PayperOne binnen jouw bedrijf. Benieuwd wat een goede integratie van PayperOne binnen jouw bedrijf kan doen? Onze adviseurs staan geheel vrijblijvend voor jou klaar om hier een keer over te sparren!