Thuiswerken na Corona? We mogen terug naar kantoor, maar wat ga je anders doen?

Blijven thuiswerken of terug naar kantoor?

Mogen jouw medewerkers straks nog geheel of gedeeltelijk thuis blijven werken? En zo ja, wat voor verhouding vind je dan acceptabel? Vragen waar je als werkgever goed over na moet denken en moet verwerken in de bedrijfsvoering, voordat je jouw werknemers straks weer allemaal spreekt bij de koffieautomaat.

Bij Payper hebben we gekozen voor een 60% – 40% verhouding. 3 dagen op kantoor, 2 dagen thuiswerken is het nieuwe normaal bij Payper B.V. en dat bevalt goed! Tenminste, als we die 9,2 voor medewerkerstevredenheid mogen geloven

Edwin Schaap, Algemeen Directeur Payper B.V.

Tips voor het opstellen van een thuiswerkbeleid

Iedere ondernemers heeft een eigen visie over een thuiswerkbeleid. Waar de een vanuit eigen optiek graag iedereen weer terug op kantoor wil hebben, zijn er ook ondernemers die ervoor kiezen om de verantwoordelijkheid bij de medewerkers zelf te leggen. Toch is het goed om na te denken over een thuiswerkbeleid waar het merendeel van de mensen zich in kan vinden. Onderstaande tips kunnen je helpen bij het opstellen van een thuiswerkbeleid:

1. Neem in de afweging voor het thuiswerkbeleid zowel jouw wensen mee als die van je personeel.
2. Kies een verdeling die goed bij je bedrijfsvoering past.
3. Denk na over de uitvoering: laat je mensen zelf hun dagen kiezen of wil je vaste thuiswerkdagen aanwijzen, omdat je bijvoorbeeld te maken hebt met een bepaalde bezetting of met teamstructuren.
4. Zorg ervoor dat je de afspraken goed vastlegt en intern duidelijk communiceert.
5. Geef je medewerker de vrijheid om mee te denken. Doe dit bijvoorbeeld door een korte vragenlijst. Op die manier kom je erachter wat hun behoeften zijn en dan kun je er gemakkelijk op inspelen.

Reiskosten bij thuiswerken

Heb je eerder tijdens de lockdown de reiskosten van je medewerkers gepauzeerd? Denk er dan wel aan om deze weer opnieuw te activeren zodra ze weer naar kantoor komen. Uiteraard houd je hier rekening met de thuiswerk afspraken die je met je personeel maakt.

Heb je een vast aantal kantoordagen per week afgesproken? Dan zou je de vaste reiskostenvergoeding per periode opnieuw kunnen berekenen. Geef je je medewerkers meer vrijheid in die keuze, dan is het wellicht een goed idee om ze hun reiskosten handmatig te laten declareren. Om te voorkomen dat het invoeren van de reiskosten vergeten wordt, kun je als werkgever een wekelijkse of maandelijkse reminder sturen. Zo voorkom je dat er ineens grote declaraties worden gedaan.

En was je al overgegaan tot het uitbetalen van een thuiswerkvergoeding? Ook daarop is de verdeling thuiswerk-kantoor uiteraard van invloed.

Het kantoor: werkplek of ontmoetingsplek?

Het zal best wel even wennen zijn om elkaar weer te mogen ontmoeten op kantoor. Je zal best even moeten acclimatiseren: je zit niet meer thuis met je gezin om je heen en kunt naar je collega’s toe lopen wanneer je vragen hebt. Online vergaderingen zullen nog wel blijven, maar een praatje tussen je werk door met collega’s is weer helemaal terug!

Ondanks dat we het fijn vinden om weer fysiek met collega’s samen te kunnen werken, moeten we er samen voor zorgen dat onze werkomgeving een veilige plek blijft. Houd daarom voldoende afstand van je collega’s zodat een uitbraak van het virus in jouw kantoorpand voorkomen kan worden.

Iedereen wil het liefst weer fysiek in vergaderruimtes zitten en plannen bespreken, echter zal dit nog heel even op zich moeten wachten. Er is namelijk één voorwaarde, we kunnen op kantoor werken, maar dan moeten we de 1,5 meter nog steeds in acht nemen. We mogen allang blij zijn dat de overheid besloten heeft om medewerkers weer terug te laten gaan naar hun werkplekken op kantoor.

In ons eigen kantoorpand hebben we nu niet meer alleen formele werkplekken maar ook informele zitplekken. Er zit voldoende ruimte tussen de zitplekken en dit maakt het mogelijk om ook even met elkaar te socializen. Het is een opluchting dat we vanaf nu weer naar kantoor toe kunnen, met toestemming van het kabinet.

Let wel op, als je geen 1,5 meter afstand kunt houden, geld nog steeds het advies, werk thuis!

Oh en een gratis tip: vergeet niet om genoeg koffie te bestellen!

Vragen over jouw thuiswerkbeleid?

Onze medewerkers gaan graag met jou het gesprek aan over het thuiswerkbeleid binnen jouw bedrijf. Onze collega’s van HR ondersteuning hebben al een groot aantal bedrijven geholpen met het opstellen van een breed gedragen thuiswerkbeleid. Benieuwd wat wij vanuit HR ondersteuning kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact op om hier een keer over te sparren!